كيفية كتابة خطاب رسمي

كيفية كتابة خطاب رسمي

الخطابات الرسمية من الأمور الحساسة التي يجب مراعاة قواعد ومبادئ معينة في كتابتها، نظرًا لأن مثل هذه الخطابات تكون موجهة إلى إحدى الهيئات أو المؤسسات الرسمية مثل الهيئات الحكومية، فيجب معرفة كيفية كتابة خطاب رسمي حتى يستطيع الخطاب تأدية الغرض المطلوب.

أساسيات الخطاب الرسمي

كيفية كتابة خطاب رسمي تبدأ بأساسيات الخطاب الرسمي التي لا يمكن الإستغناء عنها أو استبدالها، وهي كالآتي:

• يجب كتاب الخطاب الرسمي على ورقة بيضاء سادة.
• يجب أن يحتوي الخطاب على شعار الهيئة المُرسل إليها الخطاب.
• لا مانع من كتابة الخطاب الرسمي بخط اليد، مع مراعاة أن تكون الكتابة باللون الأزرق.
• في الكتابة بخط اليد يجب أن يكون الخط واضح وسهل القراءة.
• يفضل أن يتم كتابة الخطاب الرسمي على الكمبيوتر، لتجنب الأخطاء الإملائية.
• يتم الكتابة على تطبيق الوورد، بخط أزرق حجم 14 أو 16.
• بداية الخطاب يكون بالتحية “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته” ثم اسم المُرسل إليه.
• يتم كتابة محتوى الخطاب باللغة الرسمية للهيئة المُرسل إليها.
• بعد الإنتهاء من كتابة محتوى الخطاب، يتم كتابة التاريخ أسفل الصفحة على اليمين.
• يجب مراعاة أن تكون صيغة التاريخ (سنة/شهر/يوم).

نصائح لكتابة الخطاب الرسمي

لكي تتمكن من معرفة كيفية كتابة خطاب رسمي يجب العمل ببعض النصائح التي ستمكنك من كتابة الخطاب الرسمي بالشكل المطلوب، وأهم هذه النصائح هي:

• استخدام الألفاظ الواضحة والصريحة التي يستطيع أي شخص فهمها بسهولة دون تعقيد.
• ترتيب الافكار قبل البدأ في الكتابة حتى تتمكن من تنسيق الأفكار وترتيبها.
• الاختصار في الكتابة قدر الإمكان ولكن بشرط ألا يؤدي ذلك إلى الإخلال بمحتوى الخطاب.
• في نفس الوقت يجب ألا يتم الإطالة في الكلام والدخول في تفاصيل غير هامة.
• يجب كتابة الخطاب بكلمات وألفاظ رسمية والبعد عن العواطف الشخصية.
• عدم استخدام الألفاظ الأدبية والاستعارات المكنية والمحسنات البديعية.
• يجب كتابة محتوى الخطاب والمعلومات والبيانات بصدق تام.
• مراجعة الأخطاء الإملائية، فقد تعطي إنطباع عن راسل الخطاب بالإهمال.

أهمية الخطابات الرسمية

بعد معرفة كيفية كتابة خطاب رسمي يجب الإحاطة بأهمية الخطابات الرسمية التي تجعل لها مثل هذه الإجراءات الدقيقة في كتابتها، وتتمثل أهمية الخطابات الرسمية في الآتي:

• تعتبر الخطابات الرسمية وسيلة التخاطب والتواصل الأهم بين الهيئات الحكومية.
• الخطابات الرسمية هي وسيلة الاتصال الوحيدة بين الهيئات الحكومية والمواطنين.
• توفر الخطابات الرسمية الكثير من الجهد والوقت لدى الهيئات والمؤسسات العامة والخاصة.
• تعتبر الخطابات الرسمية مستندات قانونية ووسيلة قوية للإثبات ويعتمدها القضاء.
• هي وسيلة الاتصال بين الشركات الكبيرة وبعضها، وأيضًا بين الأشخاص والشركات.
• تعمل الخطابات الرسمية على تنظيم العمل في المؤسسات والهيئات وحُسن سيرها.
• الخطابات الرسمية تعتبر وسيلة آمنة لنقل الأخبار والمعلومات التي تحتوي على أسرار خاصة بالمؤسسات والهيئات العامة والتي لا ينبغي لأحد الاطلاع عليها.

أنواع الخطابات الرسمية

حتى تتمكن من الإحاطة بكافة المعلومات عن كيفية كتابة خطاب رسمي يجب معرفة ما هي أنواع الخطابات الرسمية، وفيما يلي أنواعها:

• الخطاب الرسمي الصادر من جهة رسمية ومُرسل إلى جهة رسمية.
• إرسال شخص طبيعي خطاب إلى إحدى الجهات أو المؤسسات العامة.
• الخطاب المرسل من الجهات الرسمية إلى الأشخاص الطبيعية.
• نوع الخطابات التجارية هي التي يتم استعمالها في أعمال الدعاية للمؤسسات بأن يكون الخطاب يشمل جميع المعلومات الخاصة بالمؤسسة ونشاطها.
• الخطابات الرسمية هي التي يكون فيها الخطاب متعلق بالأمور الإدارية أو الوظيفية في المؤسسات، مثل إصدار القرارات والإخطار بها أو إستدعاء الأشخاص.